Gestisci la tua energia, non il tuo tempo.

Il tempo è una risorsa limitata, l’energia può essere espansa con i giusti accorgimenti e semplici pratiche. Impara a gestire l’energia per affrontare tutte le sfide quotidiane.

Bisogna imparare come gestire ed avere più energia. Da anni conosciamo alcune semplice regole, tecniche ed accorgimenti che ci permettono di gestire al meglio il nostro tempo: dalla matrice delle priorità di Eisenhower, arrivataci attraverso Covey, che ci permette di incasellare le cose da fare in una tabella che si muove tra “importanza” e “urgenza”; fino al più semplice “se ci vogliono meno di due minuti, fallo subito” di David Allen.
Abbiamo anche visto un diffondersi incredibile di tabelle, programmi, app e gestionali che aiutano a fare ordine tra le “cose da fare”, per poi passare all’azione in modo organizzato.

Nonostante questo, però, a volte ci troviamo innanzi alla task da chiudere, ma non riusciamo. Vuoi per le emergenze, vuoi per un momento di mancata centratura o, più spesso, per mancanza di energia.

L’Energia ed i suoi quattro livelli

In un articolo nemmeno troppo recente apparso su Harvard Business Review (2007) per mano di Tony Schwartz e Catherine McCarthy e intitolato “Manage your energy, not your time“, troviamo il riferimento principale di queste righe.
Da lì anche la definizione di energia che ci permette di comprenderla all’interno dell’ambiente lavorativo e di suddividerla in quattro ambienti: l’energia è, per la fisica, la capacità di lavorare.

Ne esistono quattro livelli: energia fisica, emozionale, mentale e spirituale.
Tutti abbiamo energia che ci deriva, in modo diverso per ognuno, da questi quattro livelli e, a differenza del tempo, l’energia non è un bene “fisso” (abbiamo 24 ore ogni giorno), ma variabile e questo significa che si consuma, come una batteria, ma anche che possiamo ricaricarla – se impariamo a farlo.

In ciascuno, l’energia può essere sistematicamente espansa e rinnovata regolarmente stabilendo rituali specifici, comportamenti che vengono praticati intenzionalmente e programmati con precisione, con l’obiettivo di renderli inconsci e automatici il più rapidamente possibile. – HBR

Harvard Business Review propone anche un audit energetico, che include quattro domande in ciascuna dimensione energetica: corpo, emozioni, mente e spirito: https://theenergyproject.com/the-energy-audit-overview/

Energia fisica

Ormai è riconosciuto che coltivare la nostra energia fisica significa avere cura del proprio corpo e in modo particolare lavorare sulla qualità del sonno, dell’alimentazione ed evitare la sedenterietà.

Non è una novità che un’alimentazione, un esercizio, un sonno ed un riposo inadeguati diminuiscano i livelli di energia di base delle persone, così come la loro capacità di gestire le proprie emozioni e focalizzare la loro attenzione. – HBR

Per coltivare la propria energia fisica bisogna, quindi, aumentare la consapevolezza e la cura nella propria alimentazione, comprendendo tra gli alimenti non solo l’acqua ed il cibo solido, ma anche il respiro (una delle pratiche di respiro fondamentali, tra quelle che insegniamo, è la coerenza cardiaca), che è una delle fonti di alimentazione fondamentali del nostro corpo.

È utile anche iniziare a seguire i consigli del WHO ed attivarsi nel fare 150/300 minuti di movimento a settimana, magari spostandosi – poi – da attività più morbide, come la camminata e la risata, a veri e propri allenamenti. È importante conoscere la differenza tra attività ed allenamento: il secondo è finalizzato, continuativo e ripetitivo, organizzato, in modo da raggiungere un obiettivo specifico.

Altra cosa importante, per gestire la propria energia (non solo fisica, in realtà) è: fare delle pause. Il consiglio che arriva dall’articolo di HBR è di fermarsi ogni 90/120 minuti circa. Cambiare attività, fare una pausa, bere acqua o mangiare un frutto possono essere di aiuto e, quando possibile, anche farsi una camminata (anche breve) o una risata. Utilissimo, per resettare l’energia mentale e tornare allo stato di piena veglia, anche il NAP (pisolino) programmato.
Quando fare delle pause? Alcuni segnali possono essere: mancanza di capacità di focus, irrequietezza, sbadigli e fame.

Le emozioni: qualità dell’energia

Il capitoletto dedicato all’energia emozionale dell’articolo di Harvard Business Review inizia così:

“Quando le persone sono in grado di assumere un maggiore controllo delle proprie emozioni, possono migliorare la qualità della propria energia, indipendentemente dalle pressioni esterne che devono affrontare.”

Questa frase ci aiuta a comprendere il profondo legame tra emozioni ed energia: avere una buona intelligenza emotiva, capacità non solo di riconoscere le emozioni, ma anche di viverle e di sceglierle, ci permette di alimentare la nostra batteria di energia.

Al fine che ciò sia possibile, è necessario aumentare la consapevolezza dell’impatto delle emozioni sull’efficacia personale nei vari momenti della giornata lavorativa. Dalla ricerca su HBR risulta che la maggior parte delle persone tende a dare il meglio quando sente energia positiva.

Sfortunatamente, però, spesso non si è capaci di mantenere una buona energia per lungo tempo, senza una qualche pratica di recupero e ricarica di quella batteria e ci si trova poi nuovamente di fronte a scelte “attacco/fuga” tipiche dei momenti di bassa energia. Si diventa irritabili e impazienti, o ansiosi e insicuri. E questo tipo di emozioni non solo peggiora la self-efficacy, ma ricade anche nelle relazioni, generando attriti.

Per lavorare sulle relazioni, un’altra pratica molto potente che viene dalla scienza della felicità e che troviamo menzionata in HBR è esprimere apprezzamento per gli altri, una pratica che ha effetti benefici sul ricevente, ma anche sul donatore e su chi si trova ad osservare l’atto di apprezzamento. Lo si può fare privatamente con un biglietto scritto a mano, un’email o anche con una telefonata o durante una conversazione. Il suo impatto aumenta se si è dettagliati: cosa apprezziamo, perché e magari con alcuni esempi.

Per poter avere la giusta energia, migliorare la propria efficacia ed intessere delle sane relazioni, quindi, si fa necessario imparare sia delle tecniche per aumentare la proprio consapevolezza emozionale, sia delle pratiche per ricaricare la batteria quando si scarica. Questo concetto dell’energia come batteria è centrale nelle teorie dell’HeartMath Institute e grazie alle pratiche di coerenza cardiaca ed al lavoro di consapevolezza attraverso la griglia delle emozioni, ci è subito più facile aumentare intelligenza emotiva e capire come passare da emozioni di bassa energia a quelle che ci ricaricano.

La mente: focus di energia

Il primo detrattore di energia mentale, sier nelle aziende come nella vita privata, è il multitasking. Per molti risulta quasi essere un “approccio necessario” per rispondere alle molte attività che si accumulano, ma in realtà riduce la produttività. Ogni volta che si passa da un’attività ad un’altra, perdiamo energia e aumenta la quantità di tempo necessaria per completare l’attività principale fino al 25%.
È un fenomeno noto come “tempo di commutazione”.

La capacità di concentrarsi, di gestire l’attenzione e fare chiarezza laddove necessario (per affrontare un dubbio o prendere una decisione), sono fondamentali per affrontare le sfide di oggi ed avere sempre una buona energia mentale. E non solo…
Dobbiamo re-imparare a pensare, ad usare – in base al tipo di sistema e di scelta da prendere – tutte le nostre facoltà di pensiero: il pensiero critico, quello sistemico, la capacità di problem solving e setting, la creatività (detta pensiero divergente). Sono anche alcune delle skills più gettonate fino al 2025, a detta del World Economic Forum:

Imparare a pensare, significa anche imparare a dosare l’energia mentale, gestendola nei vari processi e ricaricandola quando necessario, con pratiche semplici, come ad esempio con il NAP, il silenzio abbinato alla risata e la meditazione, tutte pratiche che si trovano nel percorso di benessere e consapevolezza Vivi365: un anno per rendere la felicità un’abitudine quotidiana.

Gestire l’energia mentale (ed anche emozionale) significa anche scegliere quali sono le storie da raccontare a se stessi. Narrazioni che avvengono nello spazio del pensiero e che possono riguardare sia il momento presente (situazioni conflittuali o complicate), come anche quelle prospettive future personali, di vita, di business che si vedono di momento in momento.

Quando si ha una bassa energia emozionale, combinata ad una confusione mentale (quindi bassa energia anche a livello mentale) e si innescano i meccanismi “narrativi”, si può cadere in visioni negative, che non fanno altro che aumentare il livello di entropia mentale e abbassare l’energia totale, generando stati di ansia, panico e addirittura stress o depressione.

Per molte persone è spesso una rivelazione scoprire che possono scegliere come visualizzare e narrarsi un determinato evento. È importante anche accorgersi ed ammettere in che modo (e quanto) quelle idee pesano sull’energia e sul benessere, così da rendersi consapevoli del process e poterlo interrompere.

Per superare questo blocco è importante imparare a raccontarsi storie di speranza, senza negare o minimizzare i fatti. Per farlo è utile il discernimento, per riconoscere quello che è al di là dei bias e del giudizio, e poi una buona dose di pensiero divergente, per ampliare lo sguardo verso i possibili, fino ad intravedere gli scenari migliori, quelli preferibili perché più pieni di speranza.

Nell’articolo di HBR si trovano anche delle domande utili per fare questo cambio di punto di vista:

• guardando gli eventi attraverso una lente inversa:
  “Cosa direbbe l’altra persona in questo conflitto? In che modo potrebbe essere vera la sua visione?”
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• Con una lente che guarda lontano, chiedersi:
  “Come potrò vedere questa situazione molto probabilmente tra sei mesi?”
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• Con l’obiettivo grandangolare si chiedono:
  “Indipendentemente dall’esito di questo problema, come posso crescere e imparare da esso?”

Per alcuni individui è sicuramente più semplice “sperare”, perché quello della speranza potrebbe essere un loro Punto di Forza, uno dei 24 Punti di Forza individuati dal VIA Institute e che si possono scoprire ed ottimizzare. Nonostante ciò, tutti possono imparare a farlo e a generare prospettive positive.

Un altro modo per mettere in azione energia mentale, liberandosi da blocchi e confusione, è quello di prendersi il tempo per concentrarsi sistematicamente sulle attività più a lungo termine.

Se si usa la matrice di Eisenhower, si sa che alcune attività (quelle “non urgenti, ma importanti”) vanno a finire in una specie di scadenziario, da cui prima o poi possono essere riprese per essere comprese meglio ed organizzate. Ma a volte questa cosa non accade e passano direttamente nel dimenticatoio. Imparare a gestire meglio le attività a lungo termine, dedicando loro dei momenti di tempo, invece, è un’attività che permette non solo di rigenerare energia mentale, ma anche di organizzare meglio il lavoro e realizzare più attività di impatto.

Lo spirito umano: significato e scopo

Infine, c’è un quarto livello di energia, definito “spirituale” e che fa riferimento non solo al senso “mistico, di sacralità” e “religione” che alcuni hanno e coltivano nel proprio vivere in diversi modi, ma anche ad un più sottile, profondo ed umano senso di vita e ricerca di uno scopo da perseguire.

Le persone attingono all’energia dello spirito umano quando il loro lavoro e le loro attività quotidiane sono coerenti con ciò che apprezzano di più e con ciò che dà loro un senso e uno scopo.

Dall’articolo su HBR si legge che:

Se il lavoro che stanno facendo è davvero importante per loro, in genere sentono più energia positiva, si concentrano meglio e dimostrano una maggiore perseveranza. Purtroppo, le elevate esigenze e il ritmo veloce della vita aziendale non lasciano molto tempo per prestare attenzione a questi problemi e molte persone non riconoscono nemmeno il significato e lo scopo come potenziali fonti di energia.

Lavorare sullo scopo è sicuramente molto importante, ma può essere veramente efficace solo se viene a seguito di un lavoro di consapevolezza ed aumento del benessere nelle aree precedenti: se non si dorme abbastanza di notte o si mangia male, se ci sono emozioni continuamente negative o le relazioni sociali non sono appaganti, se la mente è oberata e densa di pensieri negativi, è inutile pensare ad uno scopo.

Sono tre le categorie ove è necessario fare chiarezza, per accedere all’energia dello spirito umano:

• fare ciò che si sa fare meglio, rendendo il lavoro più semplice, gratificante e possibilmente anche ingaggiante e divertente;
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• dedicare intenzionalmente del tempo alle aree della vita personale – famiglia, salute, servizio agli altri – che si ritengono più importanti;
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• individuare ed incarnare i propri valori fondamentali nella quotidianità.

È proprio per dare delle domande-guida per individuare gran parte di questi elementi, che abbiamo ideato e realizzato il videocorso sullo scopo, secondo la filosofia Ikigai. E al fianco di questo, di certo aiuta anche il lavoro sui Punti di Forza.

Conclusione

Non gestire il tempo, gestisci la tua energia. L’articolo e la ricerca di HBR aprono possibilità sia per le dinamiche organizzative e per tutti coloro che si trovano ad inseguire obiettivi, task, liste di cose da fare in tempi stretti, sia per chi ha desiderio di alzare il proprio benessere per vivere meglio, realizzandosi.

Gran parte del nostro impegno va verso la direzione dell’aumento del benessere e della consapevolezza, così come dell’energia. Ecco i percorsi che possono aiutarti a gestirla al meglio: